Video en online vergaderen zijn het nieuwe normaal
Tijden als deze, waarin we veel meer vanuit huis moeten werken/aan huis gekluisterd zijn, vragen om een nieuwe manier van communiceren.Overal om je heen hoor en zie je het gebeuren; er worden online vergaderingen georganiseerd, er wordt koffie gedronken en geborreld via Zoom of een ander platform en ook worden we steeds creatiever als het gaat om het promoten van ons bedrijf.
Sommige mensen zijn het moe.
Anderen zien er het voordeel van in.
Anderen zien er het voordeel van in.
Wat we wel vinden is dat we met zijn allen beter ons best kunnen doen om het deftig te houden.
Niet eerder werd social media zo overspoeld door video’s over het wel en wee van mensen en bedrijven.
Corona of niet, de behoefte om ervaringen, gebeurtenissen en gevoelens met elkaar te delen is er meer dan ooit tevoren.
En de ontwikkeling van video gaat door, onderzoek wijst uit dat in 2020 maar liefst 82 procent van al het online verkeer zal worden ‘ingepikt’ door video.
Niet eerder werd social media zo overspoeld door video’s over het wel en wee van mensen en bedrijven.
Corona of niet, de behoefte om ervaringen, gebeurtenissen en gevoelens met elkaar te delen is er meer dan ooit tevoren.
En de ontwikkeling van video gaat door, onderzoek wijst uit dat in 2020 maar liefst 82 procent van al het online verkeer zal worden ‘ingepikt’ door video.
De zes meest opvallende feiten over video in 2020
- Maar liefst 45 % van de wereldbevolking kijkt op dit moment minstens een uur per week video op social media, met name Facebook en YouTube.
- Video’s worden 1200 % meer gedeeld op social media dan foto’s en tekst.
- 64 % procent van de consumenten koopt eerder een product nadat ze hierover en video hebben gezien.
- 90 % van de videokijkers zegt dat video hen geholpen heeft om een beslissing te nemen over de aankoop van een product of dienst.
- Als je video in je e-mailmarketing verwerkt, dan klikt 63 % door naar de website.
- Slechts 9 % procent van de kleinere bedrijven doet aan videomarketing en laat zo een groot deel van de markt liggen.
Deze cijfers maken duidelijk dat video allang geen ‘vreemde eend in de bijt’ meer is. Sterker nog: video is een vast onderdeel geworden van de manier waarop we met elkaar communiceren.
Nieuwe platformen
Zoomen, Skypen, Teach.. we draaien onze hand er niet meer voor om.Waar we enige tijd geleden onze wenkbrauwen nog fronsten bij het horen van de namen van enkele van deze platformen, vinden we het nu de normaalste zaak van de wereld om bij te praten, en te overleggen via beeld. Veranderde omstandigheden (zoals nu door het Corona virus) maken ons vindingrijk en helpen ons over drempels heen.
Als ik alleen al naar mezelf kijk, dan zit ik zo’n 10 uur per week in een online meeting of heb ik er zelf één gefaciliteerd. Regelmatig neem ik een video op voor mijn digitale platform over lichaamstaal doorgronden en communiceren met impact. In deze blog zoom ik in op video meeting. En ik beloof hierbij alvast dat de blog daarna over video gaat.
Wil je daar nu direct al meer over weten? Ga dan naar mijn online platform en bekijk de e-cursus “Hoe kom ik over op video”.
Iemand krijgt het programma niet ‘aan de praat’ waardoor hij te laat in de afspraak verschijnt of de setting waarbinnen een video is opgenomen is niet bepaald een goede keus, waardoor de video zijn doel voorbij schiet. Dat is jammer en niet nodig.
Ik begrijp dat het niet voor iedereen makkelijk of zelfs wat raar is om voor de eerste keer voor een camera te spreken. En soms zijn mensen zich er niet van bewust wat ze uitstralen als ze naar iemand anders luisteren. Voor het eerst iemand ontmoeten is altijd een beetje spannend en nu dat online gebeurt kan dat extra beladen zijn. Door de onwennigheid vervallen we dan in onze onbewuste patronen, gewoontes als het gaat om lichaamstaal en een eerste indruk achterlaten.
Spanning zorgt ervoor dat onze instinctieve hersenen het overnemen van onze ratio en wij dus online niet altijd even effectief communiceren.
Voorbereiding is dus key.
Graag deel ik een aantal zaken met je die we kunnen doen om, ook online, sterk, betrokken en professioneel over te komen:
Zorg dat je tien minuten voor aanvang van de meeting achter jouw computer zit.
Ben jij degene die de meeting faciliteert? Stuur dan alle deelnemers de dag ervoor een link met praktische informatie/instructies. Zo hoeft niemand zich af te vragen wat het plan is.
Als de meeting een formeel karakter heeft, dan doe je er goed om vooraf een agenda naar de deelnemers te sturen. Het is fijn om te weten wat er besproken wordt en hoe lang de meeting ongeveer duurt.
Online vergaderen kan soms wat rommelig worden als je geen duidelijke structuur aanbrengt. Laat mensen dus niet door elkaar heen praten en geef duidelijk aan wanneer je een punt afrondt en doorgaat naar een volgende. Voorkom oeverloze discussies.
Geef je een presentatie? Hou er dan rekening mee dat goede visuals jouw woorden alleen ondersteunen en dat hier wel degelijk woorden of grote lijnen nodig zijn. Mensen begrijpen je zo beter.
Soms is het handig of zelfs nodig om je scherm met anderen te delen.
Zorg ervoor dat de presentatie al klaar staat en hou ondersteunend materiaal bij de hand, zodat je snel kunt switchen. Hou verder je bureaublad schoon en sluit alle andere tabbladen, zo wordt niemand afgeleid.
Zelf gebruik ik altijd een vaste internetverbinding als ik beeldbel.
Telefoon, iPad en andere devices leg ik ver buiten mijn bereik, zodat ze mij niet kunnen afleiden van waar ik mee bezig ben.
En last but not least: test! Als je dit vooraf doet en ervaart dat het goed werkt, dan kun je die eventuele ‘bottleneck’ alvast van je lijst strepen.
Persoonlijk zorg ik er altijd voor dat ik een lamp of natuurlijk licht voor me hem en niet achter me.
Draai je dat om, dan kijkt de ander naar een zwarte schaduw en komt jouw gezicht niet goed uit. Via de digitale weg verlies je al wat aan communicatie, dus probeer de omstandigheden zo optimaal mogelijk te maken. Ik heb bijvoorbeeld een lichtring gekocht voor als een meeting in de avond is of er niet genoeg natuurlijk daglicht is.
Bereid je goed voor
Inmiddels kunnen de meesten van ons prima uit de voeten met de techniek die bij een online leeromgeving komt kijken. Wat ik wel vaak merk is dat niet iedereen zich goed voorbereid op een online meeting.Iemand krijgt het programma niet ‘aan de praat’ waardoor hij te laat in de afspraak verschijnt of de setting waarbinnen een video is opgenomen is niet bepaald een goede keus, waardoor de video zijn doel voorbij schiet. Dat is jammer en niet nodig.
Ik begrijp dat het niet voor iedereen makkelijk of zelfs wat raar is om voor de eerste keer voor een camera te spreken. En soms zijn mensen zich er niet van bewust wat ze uitstralen als ze naar iemand anders luisteren. Voor het eerst iemand ontmoeten is altijd een beetje spannend en nu dat online gebeurt kan dat extra beladen zijn. Door de onwennigheid vervallen we dan in onze onbewuste patronen, gewoontes als het gaat om lichaamstaal en een eerste indruk achterlaten.
Spanning zorgt ervoor dat onze instinctieve hersenen het overnemen van onze ratio en wij dus online niet altijd even effectief communiceren.
Voorbereiding is dus key.
Graag deel ik een aantal zaken met je die we kunnen doen om, ook online, sterk, betrokken en professioneel over te komen:
Voorafgaand aan de meeting.
Eigenlijk spreekt het voor zich, maar toch benoem ik het even: kom op tijd! Ken je het platform niet waarop je bent uitgenodigd? Log van tevoren dan eens in, het geeft je rust als je weet hoe het werkt.Zorg dat je tien minuten voor aanvang van de meeting achter jouw computer zit.
Ben jij degene die de meeting faciliteert? Stuur dan alle deelnemers de dag ervoor een link met praktische informatie/instructies. Zo hoeft niemand zich af te vragen wat het plan is.
Als de meeting een formeel karakter heeft, dan doe je er goed om vooraf een agenda naar de deelnemers te sturen. Het is fijn om te weten wat er besproken wordt en hoe lang de meeting ongeveer duurt.
Online vergaderen kan soms wat rommelig worden als je geen duidelijke structuur aanbrengt. Laat mensen dus niet door elkaar heen praten en geef duidelijk aan wanneer je een punt afrondt en doorgaat naar een volgende. Voorkom oeverloze discussies.
Geef je een presentatie? Hou er dan rekening mee dat goede visuals jouw woorden alleen ondersteunen en dat hier wel degelijk woorden of grote lijnen nodig zijn. Mensen begrijpen je zo beter.
Soms is het handig of zelfs nodig om je scherm met anderen te delen.
Zorg ervoor dat de presentatie al klaar staat en hou ondersteunend materiaal bij de hand, zodat je snel kunt switchen. Hou verder je bureaublad schoon en sluit alle andere tabbladen, zo wordt niemand afgeleid.
Zelf gebruik ik altijd een vaste internetverbinding als ik beeldbel.
Telefoon, iPad en andere devices leg ik ver buiten mijn bereik, zodat ze mij niet kunnen afleiden van waar ik mee bezig ben.
En last but not least: test! Als je dit vooraf doet en ervaart dat het goed werkt, dan kun je die eventuele ‘bottleneck’ alvast van je lijst strepen.
Een online vergadering
Bereid deze goed voor. Zeker als je hem alleen leidt, kun je zo onnodige stress voorkomen.Persoonlijk zorg ik er altijd voor dat ik een lamp of natuurlijk licht voor me hem en niet achter me.
Draai je dat om, dan kijkt de ander naar een zwarte schaduw en komt jouw gezicht niet goed uit. Via de digitale weg verlies je al wat aan communicatie, dus probeer de omstandigheden zo optimaal mogelijk te maken. Ik heb bijvoorbeeld een lichtring gekocht voor als een meeting in de avond is of er niet genoeg natuurlijk daglicht is.
Als je communiceert via beeld, dan is het extra belangrijk dat je niet te dicht op het scherm of juist te ver van het scherm af zit. Als lichaamstaal expert geef ik je graag mee dat mensen willen zien wat je met je handen doet. Dat zorgt voor meer vertrouwen en veiligheid.
Trouwens handen zijn voor de hersenen een tweede kanaal van informatie en als die met de woorden gelijklopen dan schept dat dubbel vertrouwen. Uit onderzoek van de hoogste bezoeken aan TED talks is gebleken dat er tijdens de meest succesvole TED talks tot 2 maal meer handbewegingen te zien zijn.
Als je het nog professioneler wilt maken, dan kun je een externe camera met jouw pc verbinden.
Maar heel eerlijk: dat is best een gedoe. Hou het liever eenvoudig.”
Geluid draagt ver en als niet wilt dat je tot drie verdiepingen onder of boven je te horen bent, dan kun je het best oortjes gebruiken.
Oortjes met een microfoon zijn overigens prima, tenminste, als je ervoor zorgt dat het microfoontje ter hoogte van jouw mond zit (en het niet lijkt alsof je hem bij je voeten houdt). Ook als er wat achtergrondgeluid is, dan kun je het best in een microfoon praten.
Vergader je met twee personen aan één pc, zorg dan dat je beiden dicht genoeg bij de microfoon zit, zodat je beiden goed verstaanbaar bent.
Tip: tijdens een meeting met veel interactie kun je de personen die niet aan het woord zijn het best zichzelf laten muten (dan kun je ze niet horen als ze praten) en verspringt het beeld niet constant. Zo voorkom je dat mensen spontaan dingen gaan roepen, waardoor niemand elkaar meer verstaat en demeeting zijn essentie verliest.
En: maak vooral afspraken over chatten en telefoongebruik tijdens de meeting. Het is echt heel storend als deelnemers tussendoor hun instagram of mail checken, of de chat van het systeem gebruiken om constant berichten in te posten. Dit leidt iedereen af.
Gebrek aan enthousiasme en een negatieve houding hebben een zeer grote invloed op onze lichaamstaal, ons zelfvertrouwen en onze uitstaling.
Dat zie ik maar al te vaak om mij heen.
Even een paar voorbeelden die ik aan den lijve heb ondervonden: je hoofd ondersteunen, een gesloten lichaamstaal houding, ergens aan friemelen, in je neus peuteren, maaltijden verorberen tijdens de call en….je haar bijknippen!
Echt, het is gebeurd! Niet voor niets gaat er een grappige virtual meeting bingo (check progressiondesigners.com) de ronde.
Het haar knippen was tijdens een schoolmeeting setting van één van mijn kinderen. Gelukkig was het geen professionele bijeenkomst, maar toch. Ik kan je vertellen dat ik al het één en ander heb gezien.
Eerder in deze blog heb ik het belang van de handen al aangehaald. Als je woorden ondersteunt met jouw handen, dan komt wat je zegt veel levendiger over. Je kunt ook krachtiger overkomen als jebepaalde woorden ondersteunt met een handgebaar. Overdrijf dit niet. Teveel beweging en te grotebewegingen leiden ook af. Spreek eventueel handsignalen af om het woord te vragen.
Als je zelf de neiging hebt om door te ratelen, is het handig dat je vooraf een stopgebaar afspreekt.
Dit kan ook in omgekeerde richting werken. Spreek dit op voorhand wel af, anders is het niet zo respectvol. Ook vingerwijzen naar het scherm komt zeer agressief over.
Sowieso kan lichaamstaal hier ook als leidraad dienen voor het gesprek. Je ziet het heel makkelijk als iemand iets wil zeggen. Wil je zelf iets zeggen, wacht dan netjes tot de ander zijn punt heeft afgewerkt.
Tip: maak jouw kader ruimer door je computer wat verder weg te zetten.
Als je handen in beeld komen, dan laat je toch net wat meer lichaamstaal zien.
Zelf zet ik mijn pc op een ergonomische laptopstand op ooghoogte. Dit zorgt ervoor dat ik niet naar beneden kijk. Ook heb ik zo een betere houding en uitstraling.
Toon je betrokkenheid door een actieve luisterhouding. De zithouding is hierbij belangrijk. Als je spreekt, zorg dan dat je niet achterovergeleund zit. Zit rechtop, leun een tikkeltje naar voor, zo straal je meer zelfvertrouwen, betrokkenheid en trots uit. Als je luistert kun je gerust wat relaxter zitten, maar hou het wel professioneel.
Stel je jezelf eerst voor als je de eerste keer praat. Dat zorgt voor leiderschap, connectie en zelfvertrouwen. Inspelen op lichaamstaal kan zeker ook helpen. Zie je dat iemand totaal niet in de meeting zit, stel dan directe vragen om de betrokkenheid te vergroten.
En vergis je niet, de deelnemers zien en horen meer dan je denkt. Stel je eens voor: je zit in je pyjamabroek achter jouw pc en je staat spontaan op om iets te pakken waar je niet direct bij kunt…
Je maakt absoluut indruk als je als na de meeting nog wat notities nastuurt, dus nakomt wat je beloofd hebt.
Eén ding weet ik zeker, na deze blog heb je geen excuus meer om niet online te schitteren.
Trouwens handen zijn voor de hersenen een tweede kanaal van informatie en als die met de woorden gelijklopen dan schept dat dubbel vertrouwen. Uit onderzoek van de hoogste bezoeken aan TED talks is gebleken dat er tijdens de meest succesvole TED talks tot 2 maal meer handbewegingen te zien zijn.
Als je het nog professioneler wilt maken, dan kun je een externe camera met jouw pc verbinden.
Maar heel eerlijk: dat is best een gedoe. Hou het liever eenvoudig.”
Goed geluid is cruciaal
Heel vaak zie je mensen met oortjes in of met een headset op (met of zonder microfoon) telefoneren. Zelf gebruik ik een externe microfoon en een hoofdtelefoon. Dat laatste draag ik niet altijd, alleen als er nog meer mensen in huis zijn.Tijdens een online meeting doe ik de deur van mijn kantoor altijd dicht. En toch maak ik het mee dat de combinatie van een informele en formele meeting al snel in een online praatcafé kan veranderen.Geluid draagt ver en als niet wilt dat je tot drie verdiepingen onder of boven je te horen bent, dan kun je het best oortjes gebruiken.
Oortjes met een microfoon zijn overigens prima, tenminste, als je ervoor zorgt dat het microfoontje ter hoogte van jouw mond zit (en het niet lijkt alsof je hem bij je voeten houdt). Ook als er wat achtergrondgeluid is, dan kun je het best in een microfoon praten.
Vergader je met twee personen aan één pc, zorg dan dat je beiden dicht genoeg bij de microfoon zit, zodat je beiden goed verstaanbaar bent.
Tip: tijdens een meeting met veel interactie kun je de personen die niet aan het woord zijn het best zichzelf laten muten (dan kun je ze niet horen als ze praten) en verspringt het beeld niet constant. Zo voorkom je dat mensen spontaan dingen gaan roepen, waardoor niemand elkaar meer verstaat en demeeting zijn essentie verliest.
En: maak vooral afspraken over chatten en telefoongebruik tijdens de meeting. Het is echt heel storend als deelnemers tussendoor hun instagram of mail checken, of de chat van het systeem gebruiken om constant berichten in te posten. Dit leidt iedereen af.
Een goede mindset
Zorg dat je zin hebt in de meeting. Ga dus met een positieve, open houding het gesprek in. Is dit de eerste keer dat je afspreekt via video? Dan brengt dat, begrijpelijk, wat spanning met zich mee. En toch, het is niet zo spannend als het lijkt. Vaak zie ik dat mensen na een tijdje compleet vergeten dat ze voor de camera zitten. Dat is overigens niet altijd een pluspunt .. .Gebrek aan enthousiasme en een negatieve houding hebben een zeer grote invloed op onze lichaamstaal, ons zelfvertrouwen en onze uitstaling.
Dat zie ik maar al te vaak om mij heen.
Lichaamstaal
Je ziet meer dan je denkt. Mensen zijn zich bewuster van hun lichaamstaal wanneer ze spreken dan wanneer ze luisteren. Om privacy redenen kan ik geen screenshots delen van een mijn vorige meetings maar het zou direct duidelijk maken wat we beter kunnen laten. Hou het aub een beetje deftig en professioneel.Even een paar voorbeelden die ik aan den lijve heb ondervonden: je hoofd ondersteunen, een gesloten lichaamstaal houding, ergens aan friemelen, in je neus peuteren, maaltijden verorberen tijdens de call en….je haar bijknippen!
Echt, het is gebeurd! Niet voor niets gaat er een grappige virtual meeting bingo (check progressiondesigners.com) de ronde.
Het haar knippen was tijdens een schoolmeeting setting van één van mijn kinderen. Gelukkig was het geen professionele bijeenkomst, maar toch. Ik kan je vertellen dat ik al het één en ander heb gezien.
Eerder in deze blog heb ik het belang van de handen al aangehaald. Als je woorden ondersteunt met jouw handen, dan komt wat je zegt veel levendiger over. Je kunt ook krachtiger overkomen als jebepaalde woorden ondersteunt met een handgebaar. Overdrijf dit niet. Teveel beweging en te grotebewegingen leiden ook af. Spreek eventueel handsignalen af om het woord te vragen.
Als je zelf de neiging hebt om door te ratelen, is het handig dat je vooraf een stopgebaar afspreekt.
Dit kan ook in omgekeerde richting werken. Spreek dit op voorhand wel af, anders is het niet zo respectvol. Ook vingerwijzen naar het scherm komt zeer agressief over.
Sowieso kan lichaamstaal hier ook als leidraad dienen voor het gesprek. Je ziet het heel makkelijk als iemand iets wil zeggen. Wil je zelf iets zeggen, wacht dan netjes tot de ander zijn punt heeft afgewerkt.
Oogcontact en zithouding
Oogcontact is geen makkelijke. Zonder rechtstreeks oogcontact is het gevoel van betrokkenheid en connectie een stuk minder groot. Als je geen oogcontact maakt kun je zelfs de indruk geven dat je niet luistert. Ik zie heel vaak disfunctioneel oogcontact tijdens een video meeting. Dat komt omdat we de natuurlijke neiging hebben om naar gezichten te kijken. Vrij vertaald: we kijken naar het midden van het scherm en niet in de camera. Zelf ben ik er voorstander van om recht in de camera te kijken als de ander aan het woord is.Tip: maak jouw kader ruimer door je computer wat verder weg te zetten.
Als je handen in beeld komen, dan laat je toch net wat meer lichaamstaal zien.
Zelf zet ik mijn pc op een ergonomische laptopstand op ooghoogte. Dit zorgt ervoor dat ik niet naar beneden kijk. Ook heb ik zo een betere houding en uitstraling.
Toon je betrokkenheid door een actieve luisterhouding. De zithouding is hierbij belangrijk. Als je spreekt, zorg dan dat je niet achterovergeleund zit. Zit rechtop, leun een tikkeltje naar voor, zo straal je meer zelfvertrouwen, betrokkenheid en trots uit. Als je luistert kun je gerust wat relaxter zitten, maar hou het wel professioneel.
Leiderschap en zelfvertrouwen
Leiderschap zit hem vooral in de voorbereiding, jouw non-verbale impact en jouw houding tijdens de meeting. Luister je aandachtig? Valt jou iets op? Ben je niet afgeleid?Stel je jezelf eerst voor als je de eerste keer praat. Dat zorgt voor leiderschap, connectie en zelfvertrouwen. Inspelen op lichaamstaal kan zeker ook helpen. Zie je dat iemand totaal niet in de meeting zit, stel dan directe vragen om de betrokkenheid te vergroten.
Zorg voor een professionele look
Een beetje make-up kan wonderen doen en een beetje kleur aan de bovenkant van jouw lichaam zorgt voor mooie camerabeelden. Maak het alleen niet te gek, met teveel make-up, glitter, nepwimpers en overdreven veel accessoires. Dit leidt allemaal zo af. Het beeldscherm is klein, dus hou het rustig en verzorgd.Achtergrond en omgeving
Het is denk ik logisch dat de achtergrond rustig en opgeruimd moet zijn. Geluid en rondslingerend speelgoed of een berg wasgoed kunnen enorm storend zijn en afleiden. Tegenwoordig kan je ook virtuele achtergronden instellen. Je kan het interessant houden voor de kijkers. Ik zag al heel wat mooie achtergronden. Let wel op met jouw logo. Draag contrasterende kledijkleur bij je logo als je niet wil dat je in jouw logo verdwijnt.En vergis je niet, de deelnemers zien en horen meer dan je denkt. Stel je eens voor: je zit in je pyjamabroek achter jouw pc en je staat spontaan op om iets te pakken waar je niet direct bij kunt…
Je maakt absoluut indruk als je als na de meeting nog wat notities nastuurt, dus nakomt wat je beloofd hebt.
Eén ding weet ik zeker, na deze blog heb je geen excuus meer om niet online te schitteren.
Wil jij meer weten over lichaamstaal doorgronden?
Registreer je op op mijn website onderaan en ‘proef’ acht weken vrijblijvend van mijn emailcursus over dit topic. Je krijgt dan elke week een mail met een les.Heb je nog meer ‘trek’ gekregen? Na acht weken kun je de volgende stap maken en de resterende 44 lessen ontvangen.
Wil jij aan de slag met video’s maken of weten hoe je over komt tijdens het videomeeten?
Kijk dan zeker even op dezelfde website en bekijk de informatie over de cursus 'Hoe kom ik over op video'.
Ik wens je veel online impact toe. Veel succes tijdens het online vergaderen.
Auteur: Dana Ketels is Body Language expert & Coach en erkend dienstverlener voor non-verbale communicatie. Meer info: www.impactacademyonline.com
Maak hier een vrijblijvende online afspraak: https://www.kmoadviescentrum.be/nl/dienst/impactvol-communiceren
